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📜 Déposer et retrouver vos documents sur la plateforme

La plateforme Territoires en Transitions offre un espace structuré pour déposer, centraliser et retrouver vos documents dans un cadre partagé. La Bibliothèque de documents permet de regrouper en un seul endroit les documents liés aux référentiels, audits, labellisations ou rapports de visite annuelle.

Cette centralisation ne remplace pas votre propre serveur de fichiers : il s’agit d’un espace de travail partagé pour le suivi et l’accompagnement des démarches de transition du programme T.E.T.E.

📂 Où peut-on déposer des documents ?

Les documents peuvent être ajoutés à différents endroits selon leur usage :

Dans les mesures des référentiels pour justifier vos réponses (documents "preuve")
Dans la page Labellisation pour les pièces liées à l’audit et/ou de labellisation (acte d’engagement ou de candidature, etc.)
Dans les fiches action pour le suivi opérationnel
Directement dans la page “Bibliothèque de documents”(accessible depuis l’onglet “Paramètres”), pour certains types de documents comme les rapports de visites annuelles.

🧾 Déposer des documents "preuve" dans les référentiels

Les documents "preuve" permettent de justifier le statut "Fait" d’une tâche ou sous-mesure.
Plus vos justificatifs sont précis et sélectionnés rigoureusement pour leur utilité, plus la personne en charge de l’audit pourra évaluer finement vos engagements et ainsi mieux vous accompagner et vous conseiller.

Depuis l’onglet État des lieux, accédez à chaque référentiel, ouvrez la mesure concernée, puis cliquez sur l’onglet Documents pour y déposer votre fichier.

Voici un aperçu :

🔁 Réutiliser un document déjà déposé pour plusieurs mesures

Vous pouvez utiliser un même document pour justifier plusieurs mesures dans les référentiels. Lorsque vous êtes dans une mesure, il suffit de le sélectionner à nouveau depuis l’onglet Documents.

Une fenêtre s’ouvre avec trois options de dépôt :

Lien : pour insérer l’URL d’un document externe,
Fichier : pour importer un nouveau document depuis votre ordinateur,
Bibliothèque : pour sélectionner un fichier déjà existant dans la bibliothèque.

Voici un aperçu :

🧱 Que faire si le fichier est trop volumineux ?

Déposez uniquement les pages de synthèse telles que celle de présentation du diagnostic et/ou celle du sommaire.
Précisez dans le champ dédié que le document complet pourra être fourni à la personne en charge de l’audit sur demande.

📥 Déposer un rapport de visite annuelle (VA)

Les rapports de visites annuelles peuvent être déposés directement dans la Bibliothèque.

📄 Déposer des documents liés à l’audit et/ou à la labellisation

Les documents liés à l’audit et/ou à la labellisation (acte d’engagement et autres documents annexes) sont à déposer dans l’État des lieux dans la page "Labellisation" de chaque référentiel.

En tant qu’admin ou éditeur, vous pouvez ajouter ces documents même après la demande d’audit.
Une fois l’audit démarré, seul l’auditeur pourra déposer des documents à cet endroit.
À la fin de l’audit, l’auditeur est invité à déposer le rapport d’audit dans la fenêtre contextuelle “Valider l’audit”.

❗ Vous ne pouvez pas déposer ces documents nécessaires à l’audit directement depuis la Bibliothèque. Celle-ci sert uniquement de réceptacle aux documents déjà ajoutés via la page Labellisation.

📑 Déposer un document dans une fiche action

Chaque fiche action comporte un onglet "Notes et documents" permettant d’ajouter un fichier utile au suivi. Vous pouvez y déposer tout document nécessaire à la mise en œuvre, au pilotage ou au reporting de vos actions.

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Mis à jour le : 18/07/2025

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