🔐 Gérer la confidentialité, éditer et dissocier vos documents

Certaines informations peuvent nécessiter d’être restreintes à un cercle précis : c’est pourquoi la plateforme Territoires en Transitions vous permet de gérer la confidentialité des documents déposés, mais aussi de modifier ou dissocier facilement un document existant.

🔒 Confidentialité des documents : principes

• Par défaut, un document lié aux référentiels ou fiches action peut être public ou privé selon votre choix.
• Un document privé est invisible pour la communauté : seuls les membres rattachés à la collectivité, le conseiller, l’auditeur (si vous êtes engagé dans T.E.T.E.), et l’équipe support peuvent y accéder.
• Vous pouvez modifier cette confidentialité à tout moment depuis : l’action du référentiel (onglet Documents) ou au sein de la bibliothèque (Paramètres > Bibliothèque de documents).

✍️ Comment modifier un document pour le rendre privé ?

Cliquez sur le crayon 🖉 (icône “éditer”) : vous pouvez activer/désactiver le curseur “document en mode privé”.

Voici un aperçu au sein du référentiel :

📝 Confidentialité des fiches action

• Il est possible de rendre privé un document inséré dans une fiche action : même manipulation.
• Si la fiche action elle-même est privée, son contenu (y compris les documents) reste invisible. Vous pouvez consulter l’article dédié.

🚫 Exceptions : quels documents restent toujours publics ?

• Les documents déposés dans l’État des lieux ou dans une fiche action peuvent être rendus confidentiels à tout moment, y compris pendant un audit : leur confidentialité est maintenue en toutes circonstances si vous l’activez.
• En revanche, certains documents ne peuvent jamais être rendus privés : les rapports de visite annuelle, les dossiers de demande de labellisation et les rapports d’audit.

👉 Ces documents sont toujours visibles, leur accessibilité est requise pour assurer le bon déroulement des audits et de la procédure de labellisation.

🔧 Modifier ou dissocier un document existant

• 📄 Icône crayon : éditer

Modifier le titre, activer ou désactiver la confidentialité.

• 💬 Icône bulle : commenter

Déposer des notes ou précisions sur le document.

• 🗑️ Icône corbeille : dissocier

Retirer le document de la mesure ou sous-mesure (une confirmation est demandée avant suppression).

🔔 Remarque : dans la fenêtre qui s’ouvre “Ajouter un document”, puis dans l’onglet “Bibliothèque”, vous retrouverez le document dissocié dans la liste déroulante. Il n’est pas possible de supprimer définitivement un document : il reste accessible dans cet onglet "Bibliothèque" et peut être réutilisé ultérieurement.

📚 À lire aussi

• 📘 Gérer la confidentialité des plans et fiches d'action
• 📘 Peut-on gérer la confidentialité de certains indicateurs ?
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Mis à jour le : 21/07/2025