🔍 Réaliser un audit, de son attribution à sa clôture, côté auditeur(rice)

Cet article s’adresse aux auditeurs(rices). Il explique ce qui se passe dans la plateforme à partir du moment où un audit vous est attribué, puis tout au long de l’audit jusqu’à sa clôture.

👉 Pour comprendre les étapes qui précèdent l’attribution d’un audit, consultez l’article : 📌 Avant l’audit : les étapes pour demander un audit

🏷️ Quand l’audit vous est attribué dans la plateforme

Lorsqu’un audit vous est attribué dans la plateforme, la collectivité apparaît parmi les audits qui vous sont confiés.

Vous voyez alors :

• un badge « Audit » à côté du nom de la collectivité ;
• l’onglet « Audit et labellisation » du référentiel concerné ;
• le statut « Audit attribué ».

⚠️ Un audit attribué n’est pas encore un audit commencé.

Tant que vous n’avez pas cliqué sur « Commencer l’audit », vous pouvez consulter les éléments transmis, mais l’audit n’est pas encore officiellement en cours dans la plateforme. Vous ne pouvez donc pas modifier les statuts et n'avez pas accès aux fonctionnalités dédiés à l'audit (Suivi de l'audit / comparaison avant - après audit).

✅ Vérifier les éléments avant de commencer

Avant de commencer l’audit, vérifiez que les éléments transmis par la collectivité sont prêts à être analysés.

Vous pouvez notamment consulter :

• le référentiel et ses statuts ;
• les critères attendus pour la demande ;
• les textes renseignés ;
• les documents déposés ;
• le score atteint par la collectivité.

▶️ Commencer l’audit

Lorsque les éléments sont prêts, rendez-vous dans l’onglet « Audit et labellisation », puis cliquez sur « Commencer l’audit ».

Le statut passe alors de « Audit attribué » à « Audit en cours ».

À partir de ce moment, vous passez en mode Audit :

• vous devenez la seule personne autorisée à modifier les statuts du référentiel ;
• le score enregistré avant le démarrage de l’audit est conservé ;
• vous pouvez suivre l’évolution du score au fur et à mesure de vos modifications ;
• les outils dédiés au suivi de l’audit deviennent disponibles.

ℹ️ Bon à savoir

Dès que l’audit commence, les statuts sont bloqués pour les autres utilisateurs. Cette règle permet de conserver un score cohérent pendant votre analyse.

📥 Télécharger tous les documents

Le bouton situé en haut à droite, via les trois petits points “…”, donne accès à l’action « Voir les téléchargements », qui ouvrira une fenêtre en bas à droite, permettant de récupérer en une seule fois l’ensemble des fichiers déposés dans le référentiel.

La plateforme génère un fichier regroupant les pièces disponibles. Les documents sont classés selon la structure du référentiel, notamment par :

• axe ;
• sous-axe ;
• mesure ou action.

Cette organisation permet de retrouver rapidement les documents correspondant à chaque partie du référentiel.

🗂️ Retrouver le suivi de l’audit dans la vue tabulaire

Une fois l’audit commencé, vous pouvez accéder à la vue tabulaire du référentiel depuis l’encadré « Retrouver le suivi de l’audit dans la vue tabulaire ». Elle est aussi disponible dans l’onglet “Mesures”.

Cette vue permet de suivre l’avancement de votre travail mesure par mesure, grâce à trois colonnes spécifiques à l’audit :

• Statut d’audit
• À discuter en séance
• Notes de l’auditeur(rice)

💡Ces trois informations sont associées à chaque mesure du référentiel. Elles peuvent être renseignées directement depuis la vue tabulaire, ou depuis le détail de chaque mesure. Vous disposez donc de deux accès complémentaires : une saisie rapide dans le tableau, ou une mise à jour directement dans la mesure concernée.

1️⃣ La colonne “Statut d’audit”

La colonne « Statut d’audit » permet de suivre l’état d’avancement de votre analyse pour chaque mesure.

Vous pouvez y indiquer si une mesure est non auditée, en cours d’audit ou auditée.

Ce statut permet de distinguer rapidement les mesures déjà traitées, celles qui restent à examiner, et celles encore en cours d’analyse. Il peut être modifié directement depuis la vue tabulaire.
Ces statuts sont optionnels : vous pouvez choisir de ne pas les utiliser. En aucun cas, ils ne conditionnent la clôture de l'audit.

2️⃣ La colonne “À discuter en séance”

La colonne « À discuter en séance » permet d’identifier les mesures à reprendre pendant la réunion d’audit. Vous pouvez y signaler les points à traiter en échange avec la collectivité, afin de préparer plus facilement la réunion. Cette colonne permet donc de constituer, au fil de l’analyse, un véritable ordre du jour de la séance.

Cette coche peut également être utilisée au cours de l’audit comme repère pour l’auditeur(rice), afin de cibler facilement les mesures sur lesquelles des interrogations subsistent et d’en échanger ensuite avec le conseiller ou la conseillère.

3️⃣ La colonne “Notes de l’auditeur(rice)”

La colonne « Notes de l’auditeur(rice) » permet de consulter et de compléter vos notes privées directement dans le tableau.

Vous pouvez l’utiliser pour consigner un point de vigilance, conserver une remarque de travail, garder en mémoire un élément à vérifier ou préparer votre analyse et la séance d’audit. Ces notes ne sont visibles que par l’auditeur(rice).

💡 Pour faciliter votre suivi, vous pouvez n’afficher que les colonnes utiles à l’audit en les sélectionnant via le bouton “Colonnes”, comme “Statut d’audit”, “À discuter en séance” ou “Notes de l’auditeur(rice)”.

💬 Ajouter des commentaires pendant l’audit

Indépendamment de la vue tabulaire, vous pouvez aussi laisser des commentaires dans le référentiel lorsque vous souhaitez partager un retour avec la collectivité. Les commentaires partagés sont visibles par les autres utilisateurs autorisés. À l’inverse, les notes de l’auditeur(rice) restent privées.

📊 Suivre l’évolution du score et comparer avant / après l’audit

Pendant l’audit, vous pouvez modifier directement les statuts des actions du référentiel. Le score est alors recalculé automatiquement dans la plateforme. Le score enregistré au moment où vous cliquez sur « Commencer l’audit » est conservé, afin de permettre une comparaison avec le score obtenu après vos modifications.

Vous pouvez suivre cette évolution depuis l’onglet « Cycles et comparaison » de la page labellisation « Audit et labellisation ». Cette vue permet de comparer :

• le score enregistré avant le démarrage de l’audit ;
• le score actualisé à partir de vos modifications.

💡Vous pouvez exporter le référentiel audité au formal .xlsx depuis l’onglet « Cycles et comparaison » via le bouton “Exporter” sous la vue tabulaire. L’export n’est pas disponible tant que l’audit est seulement attribué.

Sous la vue tabulaire, un graphique intitulé « Comparaison des scores “Réalisé” par axe : nombre de points » est également disponible. Il permet de visualiser les résultats avant et après audit en valeur absolue (points) ou en valeur relative (en %). En cliquant sur les barres du graphique, vous pouvez accéder à un niveau de détail plus fin, jusqu’aux tâches.

✅ Clôturer l’audit

Lorsque votre analyse est terminée, cliquez sur le bouton proposé pour clôturer l’audit.

La clôture se déroule en deux étapes.

Étape 1 : déposer le rapport d’audit

La première étape consiste à déposer le rapport d’audit en ligne. Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’ajouter le fichier. Le dépôt du rapport est nécessaire pour terminer l’audit dans la plateforme.

Étape 2 : préparer le mail d’information et confirmer la clôture

La seconde étape propose un mail modèle à copier et à personnaliser directement depuis votre boite mail pour informer les interlocuteurs concernés de la fin de l’audit. Le mail n'est pas envoyé depuis la plateforme.

La fenêtre précise les destinataires à prévenir, met à disposition un objet et un contenu de mail préremplis, et intègre le lien vers l’enquête de satisfaction à transmettre. Une case à cocher permet de confirmer votre engagement à effectuer cet envoi.

Une fois la clôture confirmée en cliquant sur “Valider”, le statut passe à « Audit terminé ».

🔄 Après la clôture : remplacer un rapport et comprendre l’évolution de vos accès

Une fois l’audit clôturé, vos droits d’accès à l’espace de la collectivité évoluent automatiquement. L’accès d’un auditeur ou d’une auditrice est temporaire : il est lié à l’audit qui lui a été attribué. Vous n’êtes donc pas membre de la collectivité et votre accès prend fin après un certain délai.

Que pouvez-vous encore faire après la clôture ?

Une fois l’audit validé, votre accès passe du mode « Audit » au mode « Visite ».
Vous pouvez toujours :

• Consulter les données de la collectivité.
• Déposer ou remplacer votre rapport d’audit et les documents associés.

En revanche, vous ne pouvez plus :

• Modifier les statuts des mesures ou les statuts d’audit.
• Modifier les indicateurs.

Combien de temps conservez-vous votre accès ?

La durée dépend du type d’audit :

• Audit COT seul : l’audit se termine dès sa validation. Vous conservez un accès pendant 15 jours après cette date, notamment pour corriger ou remplacer votre rapport.
• Audit de labellisation (avec ou sans COT) : vous conservez votre accès au moins 15 jours après la validation de votre audit et, si l’attribution du label intervient plus tard, jusqu’à cette attribution.

Une fois ce délai écoulé, la collectivité disparaît automatiquement de votre espace.

🏅 Que se passe-t-il après la clôture ?

La clôture marque la fin de la phase d’audit dans la plateforme. Dans le cadre d’une démarche de labellisation, les éléments peuvent ensuite être examinés par l’instance de labellisation prévue par le programme.

La clôture de l’audit ne correspond donc pas nécessairement à la décision finale d’attribution du label.

Dans le cadre d’un audit de labellisation (avec ou sans COT), les statuts du référentiel restent bloqués après la clôture de l’audit, jusqu’à la décision de labellisation. L’auditeur ou l’auditrice conserve son accès à la collectivité jusqu’à l’attribution du label si celle-ci intervient après le délai de 15 jours.

Une fois l’audit réalisé, l’auditeur ou l’auditrice en informe l’ADEME. L’ADEME se charge ensuite d’indiquer à l’instance de labellisation que le dossier est prêt à être examiné.

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📘📊 Retrouver “Aide à la priorisation” et “Détail des statuts” dans la vue tabulaire des référentiels

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Mis à jour le : 15/10/2026