Comment présenter mon état des lieux pour l'audit et la labellisation ?
Afin de faciliter les audits sur la plateforme Territoires en Transitions, voici quelques consignes afin de préparer au mieux votre état des lieux, avant la demande d’audit, et vous présenter à l'audit dans les meilleures conditions :
**Pour Climat-Air-Energie :**
Action (Niveau 1.2.3) : Contexte et synthèse de l’état d’avancement – Points forts et Axes de progrès
Sous-action (Niveau 1.2.3.4) :
- Commentaires sur l’état d’avancement des actions réalisées et programmées de la sous-action.
- Les exigences du label ne sont pas paraphrasées. Les actions sont datées le plus possible (passé, présent, futur).
- Il est possible de faire 2 textes séparés pour justifier les statuts “Fait” et “Programmé”. Le programmé est expliqué a minima (ou s’appuie sur une fiche action) et présente un responsable, un budget et un calendrier.
- Documents de preuve avec la pagination où trouver l’info. dans les « gros » documents (Ex : cf.p57 du Rapport). Bien choisir les documents dans une logique de sobriété numérique. Privilégier les liens si les ressources existent déjà en ligne.
Tâches (Niveau 1.2.3.4.5) :
- Renseigner le statut de réalisation le plus adéquatement possible pour un état des lieux le plus juste possible (rappel sur l’utilisation des statuts dans cet article du Centre d’Aide).
- Les explications sur l’état d’avancement ne seront pas ou peu consultés par les auditeurs et auditrices, mais la collectivité peut utiliser cette partie, si elle le souhaite, pour son propre usage.
Indicateurs :
- Renseigner les indicateurs, pour donner du contexte à l’action de la collectivité et permettra la notation pour certaines tâches ou sous-actions (fonctionnalité à venir dans la plateforme pour identifier plus facilement les indicateurs participant à la notation).
- Expliquer les calculs réalisés pour obtenir la valeur de l’indicateur et/ou sa source.
**Pour Economie Circulaire :**
Action (Niveau 1.2) : Contexte et synthèse de l’état d’avancement
Sous-action (niveau 1.2.3) :
- Commentaire sur l’état d’avancement pas forcément nécessaire.
- Documents obligatoires pour justifier l’ensemble des statuts « fait » ou « détaillé » comprenant du « fait ». Privilégier les liens si les ressources existent déjà en ligne. Ajouter une description aux documents afin d’aider à leur compréhension et faciliter la recherche de l’information à l’intérieur si nécessaire.
Tâches (Niveau 1.2.3.4) :
- Renseigner le statut de réalisation le plus adéquatement possible pour un état des lieux le plus juste possible (rappel sur l’utilisation des statuts dans cet article du Centre d’Aide).
- Les explications sur l’état d’avancement ne seront pas consultés par les auditeurs et auditrices, mais la collectivité peut utiliser cette partie, si elle le souhaite, pour son propre usage.
Indicateurs :
- Renseigner les indicateurs, pour donner du contexte à l’action de la collectivité.
- Expliquer si besoin les calculs réalisés pour obtenir la valeur de l’indicateur et/ou sa source.
**Petites illustrations :**
Le statut "Fait" doit être justifié :
Par exemple : pour l'élu référent, vous pouvez déposer la délibération donnant délégation à l'élu et/ou donner le nom de l'élu et sa délégation dans la précision de l'état d'avancement au niveau de la sous-action
Un document peut avoir une petite description pour aider la personne en charge de l'audit à mieux identifier le document (si le nom du fichier n'est pas explicite par exemple, ), à trouver plus rapidement l'information (par exemple : page X et Y, surtout dans des documents très longs...), à comprendre son contexte (brouillon, en attente de délibération, publié sur le journal communautaire...)
Dans le cadre d'un audit Economie Circulaire, les documents sont préférés au texte justificatif pour le moment
Pour en savoir plus sur la labellisation sur la plateforme : https://aide.territoiresentransitions.fr/fr/article/comment-se-deroule-la-labellisation-sur-la-plateforme-eaegjc/
Si vous voulez savoir comment se déroule l'audit sur la plateforme une fois qu'il est lancé : https://aide.territoiresentransitions.fr/fr/article/comment-se-deroule-laudit-sur-la-plateforme-j36gyh/
**Pour Climat-Air-Energie :**
Action (Niveau 1.2.3) : Contexte et synthèse de l’état d’avancement – Points forts et Axes de progrès
Sous-action (Niveau 1.2.3.4) :
- Commentaires sur l’état d’avancement des actions réalisées et programmées de la sous-action.
- Les exigences du label ne sont pas paraphrasées. Les actions sont datées le plus possible (passé, présent, futur).
- Il est possible de faire 2 textes séparés pour justifier les statuts “Fait” et “Programmé”. Le programmé est expliqué a minima (ou s’appuie sur une fiche action) et présente un responsable, un budget et un calendrier.
- Documents de preuve avec la pagination où trouver l’info. dans les « gros » documents (Ex : cf.p57 du Rapport). Bien choisir les documents dans une logique de sobriété numérique. Privilégier les liens si les ressources existent déjà en ligne.
Tâches (Niveau 1.2.3.4.5) :
- Renseigner le statut de réalisation le plus adéquatement possible pour un état des lieux le plus juste possible (rappel sur l’utilisation des statuts dans cet article du Centre d’Aide).
- Les explications sur l’état d’avancement ne seront pas ou peu consultés par les auditeurs et auditrices, mais la collectivité peut utiliser cette partie, si elle le souhaite, pour son propre usage.
Indicateurs :
- Renseigner les indicateurs, pour donner du contexte à l’action de la collectivité et permettra la notation pour certaines tâches ou sous-actions (fonctionnalité à venir dans la plateforme pour identifier plus facilement les indicateurs participant à la notation).
- Expliquer les calculs réalisés pour obtenir la valeur de l’indicateur et/ou sa source.
**Pour Economie Circulaire :**
Action (Niveau 1.2) : Contexte et synthèse de l’état d’avancement
Sous-action (niveau 1.2.3) :
- Commentaire sur l’état d’avancement pas forcément nécessaire.
- Documents obligatoires pour justifier l’ensemble des statuts « fait » ou « détaillé » comprenant du « fait ». Privilégier les liens si les ressources existent déjà en ligne. Ajouter une description aux documents afin d’aider à leur compréhension et faciliter la recherche de l’information à l’intérieur si nécessaire.
Tâches (Niveau 1.2.3.4) :
- Renseigner le statut de réalisation le plus adéquatement possible pour un état des lieux le plus juste possible (rappel sur l’utilisation des statuts dans cet article du Centre d’Aide).
- Les explications sur l’état d’avancement ne seront pas consultés par les auditeurs et auditrices, mais la collectivité peut utiliser cette partie, si elle le souhaite, pour son propre usage.
Indicateurs :
- Renseigner les indicateurs, pour donner du contexte à l’action de la collectivité.
- Expliquer si besoin les calculs réalisés pour obtenir la valeur de l’indicateur et/ou sa source.
**Petites illustrations :**
Le statut "Fait" doit être justifié :
Par exemple : pour l'élu référent, vous pouvez déposer la délibération donnant délégation à l'élu et/ou donner le nom de l'élu et sa délégation dans la précision de l'état d'avancement au niveau de la sous-action
Un document peut avoir une petite description pour aider la personne en charge de l'audit à mieux identifier le document (si le nom du fichier n'est pas explicite par exemple, ), à trouver plus rapidement l'information (par exemple : page X et Y, surtout dans des documents très longs...), à comprendre son contexte (brouillon, en attente de délibération, publié sur le journal communautaire...)
Dans le cadre d'un audit Economie Circulaire, les documents sont préférés au texte justificatif pour le moment
Pour en savoir plus sur la labellisation sur la plateforme : https://aide.territoiresentransitions.fr/fr/article/comment-se-deroule-la-labellisation-sur-la-plateforme-eaegjc/
Si vous voulez savoir comment se déroule l'audit sur la plateforme une fois qu'il est lancé : https://aide.territoiresentransitions.fr/fr/article/comment-se-deroule-laudit-sur-la-plateforme-j36gyh/
Mis à jour le : 08/06/2023
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