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Comment se déroule l'audit sur la plateforme ?

La première itération de la fonctionnalité “Audit” permettant de réaliser des audits directement sur la plateforme a été déployée sur Territoires en Transitions en Novembre 2022 👀.

Qu’est ce qui change concrètement pour vous ?



🌆 En tant que collectivité


À partir d’aujourd’hui, les audits peuvent commencer à se dérouler directement depuis la plateforme ! Dès qu’un audit débutera sur l’un des 2 référentiels pour votre collectivité, les statuts de ce référentiel ne seront plus modifiables et seule la personne en charge de l’audit aura la possibilité de les mettre à jour. Sur demande de la personne en charge de l'audit, il vous sera toujours possible d’apporter des documents justificatifs et/ou d’écrire dans les champs texte.

👉 A savoir : D'autres fonctionnalités liées à l'audit, permettant à la fois de faciliter le démarrage, le suivi, l'avancement de l'audit seront déployées au fil de l'eau au cours des prochaines semaines.

✍️ En tant qu'auditeur⸱rice


🤔 Comment utiliser cette première itération de la fonctionnalité audit ?

Dès que la demande d'audit a été effectuée, que la collectivité est prête, et l’auditeur⸱rice attribué⸱e :

L'ADEME rattache le compte de l’auditeur⸱rice au profil de la collectivité pour démarrer l’audit
Dès ce moment-là, les statuts du référentiel ne sont modifiables que par la personne en charge de l’audit
Au niveau de chaque action du référentiel, un champ “Avis auditeur” permet à l’auditeur⸱rice de mettre ses notes et commentaires, et d’indiquer le statut global de l’action (”Non audité”, “En cours”, “Audité”)
Une vue tabulaire de suivi de l'audit est également disponible depuis la page "Labellisation"
Le score avant audit est conservé, et les futurs déploiement permettront de voir le score avant/après audit via une page dédiée

👉 Quelle sont les prochaines étapes ?

Cette fonctionnalité sera déployée en 3 parties :

1️⃣ La première partie déjà déployée permet à l’auditeur⸱rice de réaliser l’audit directement sur la plateforme
2️⃣ Le deuxième ‘lot’ permet de suivre l’avancement de l’audit et comparer les scores obtenus avant et après audit
3️⃣ Enfin, la troisième partie permettra de préciser le type de demande d’audit par la collectivité (COT, labellisation), et de séparer l’attribution de la personne en charge de l’audit et le début réel de l’audit

👉 FAQ auditeur⸱rice :

1. Doit-on procéder à l’audit en ligne obligatoirement, ou peut-on encore utiliser la méthode utilisée jusque-là (à savoir un tableau EXCEL et un rapport d’audit WORD) ?
La méthode utilisée jusqu'à présent peut bien entendu être conservée : l'export du référentiel sera bientôt permis directement depuis la plateforme. Mais il n'y aura plus re calcul des scores puisque celui-ci se fera directement sur la plateforme !

2. Où mettre nos commentaires point par point ?
Le champ commentaires auditeur se situe au niveau de chaque action pour cette première version de la fonctionnalité d'audit. Des échanges seront programmés en 2023 pour étudier les améliorations possibles et correspondre au mieux aux méthodes de travail des personnes en charge de l'audit.

3. Comment éditer un rapport pour la CNL à partir de l’audit en ligne ?
L'édition d'un rapport d'audit (pour la CNL ou pour un audit COT) à partir de la plateforme n'est pas encore prévu à ce point : les différences sont trop grandes entre les processus d'audit CAE et ECi à ce stade, pour permettre un développement harmonisé et non spécifique à chaque référentiel.

4. Peut-on télécharger l’ensemble des pièces jointes en une seule fois plutôt que pour chacune des actions ?
Il n'est pas prévu pour le moment de pouvoir télécharger toutes les pièces/documents en une seule fois : nous avons supposé que les documents étaient analysés en lien avec l'action du référentiel, comme il était demandé d'organiser les fichiers (pour ECi) avant que la fonctionnalité de dépôt des documents soit disponible sur la plateforme, lorsque les documents étaient envoyés par mail ou plateforme de téléchargement/d'échange. Pour CAE, les documents sont aussi déposés action par action sur l'EEA Management Tool (outil européen d'évaluation du référentiel CAE dans le cadre du programme Cit'ergie).

5. Quand on change la note en tant qu’auditeur, où cela apparaît-il ? Y a-t-il une procédure à suivre en particulier pour ce changement de score ?
Pour les audits à venir, nous ne referons plus manuellement les modifications/vérifications de score, car il vous est maintenant possible de modifier les statuts directement sur la plateforme, ce qui vous permet de constater en "temps réel" l'évolution du score. Une page "Comparaison score avant/après" est en cours de développement.
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Mis à jour le : 07/12/2022

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