Comment se déroule l'audit sur la plateforme ?
La fonctionnalité “Audit” permet de demander et réaliser des audits directement sur la plateforme 👀
Lorsque les critères sont validés avec un score > 35 %, alors la collectivité (ou son/sa conseiller.ère) peut faire une demande de labellisation avec audit en cliquant sur > Demander l'audit.
Précisions :
Si la collectivité est engagée dans un COT, elle peut choisir de demander un audit COT avec ou sans labellisation ou bien un audit de labellisation.
Pour rappel, la première étoile est accessible sans audit si le référentiel est complété et que les critères de la page > Labellisation sont remplis !
Dès que l'auditeur cliquera sur > Commencer l'audit sur l’un des 2 référentiels, les statuts de ce référentiel ne seront plus modifiables et seule la personne en charge de l’audit aura la possibilité de les mettre à jour. Sur demande de la personne en charge de l'audit, il vous sera toujours possible d’apporter des documents justificatifs et/ou d’écrire dans les champs texte.
Une fois l'audit clôturé (pour cela, l'auditeur doit déposer le rapport d'audit) :
si vous êtes dans une démarche de labellisation (hors COT) : les statuts restent bloqués jusqu'au passage en CNL ;
si vous êtes dans un COT (sans demande de labellisation), les statuts sont de nouveaux modifiables.
A savoir : D'autres fonctionnalités liées à l'audit, permettant à la fois de faciliter le suivi, l'avancement de l'audit et la comparaison sont accessibles depuis la plateforme.
Dès que la demande d'audit a été effectuée via la plateforme et que l’auditeur⸱rice est désigné⸱e :
L'équipe support de la plateforme crée des droits "édition" à l’auditeur⸱rice sur le profil de la collectivité et lui attribue l'audit
Si la demande a bien été faite en ligne, alors l’auditeur⸱rice vérifie que la collectivité est prête et clique sur > Commencer l'audit
Dès ce moment-là, les statuts du référentiel ne sont modifiables que par la personne en charge de l’audit (les textes et les documents peuvent cependant être modifiés, sous réserve d'en faire part à l’auditeur⸱rice)
Au niveau de chaque action du référentiel, un champ “Avis auditeur” permet à l’auditeur⸱rice de mettre ses notes et commentaires, et d’indiquer le statut global de l’action (”Non audité”, “En cours”, “Audité”)
Une vue tabulaire de suivi de l'audit est disponible depuis la page "Labellisation"
Le score avant audit est conservé et le score avant/après audit est accessible via l'onglet "Cycles et comparaison" de la page > Labellisation, à partir de laquelle il est également possible de faire un export du référentiel audité (uniquement quand l'audit a été démarré)
Pour clôturer l'audit, l’auditeur⸱rice doit déposer le rapport en ligne en cliquant sur > Valider l'audit. Une fenêtre apparaît alors pour ajouter le rapport.
👉 FAQ auditeur⸱rice :
1. Doit-on procéder à l’audit en ligne obligatoirement, ou peut-on encore utiliser la méthode utilisée jusque-là (à savoir un tableau EXCEL et un rapport d’audit WORD) ?
Tout peut désormais se faire en ligne
2. Où mettre nos commentaires point par point ?
Le champ commentaires auditeur se situe au niveau de chaque action pour cette première version de la fonctionnalité d'audit. Des échanges seront programmés en 2023 pour étudier les améliorations possibles et correspondre au mieux aux méthodes de travail des personnes en charge de l'audit.
3. Comment éditer un rapport pour la CNL à partir de l’audit en ligne ?
L'édition d'un rapport d'audit (pour la CNL ou pour un audit COT) à partir de la plateforme n'est pas encore prévu à ce point : les différences sont trop grandes entre les processus d'audit CAE et ECi à ce stade, pour permettre un développement harmonisé et non spécifique à chaque référentiel.
4. Peut-on télécharger l’ensemble des pièces jointes en une seule fois plutôt que pour chacune des actions ?
Il n'est pas prévu pour le moment de pouvoir télécharger toutes les pièces/documents en une seule fois : nous avons supposé que les documents étaient analysés en lien avec l'action du référentiel, comme il était demandé d'organiser les fichiers (pour ECi) avant que la fonctionnalité de dépôt des documents soit disponible sur la plateforme, lorsque les documents étaient envoyés par mail ou plateforme de téléchargement/d'échange. Pour CAE, les documents sont aussi déposés action par action sur l'EEA Management Tool (outil européen d'évaluation du référentiel CAE dans le cadre du programme Cit'ergie).
5. Quand on change la note en tant qu’auditeur, où cela apparaît-il ? Y a-t-il une procédure à suivre en particulier pour ce changement de score ?
Pour les audits à venir, nous ne referons plus manuellement les modifications/vérifications de score, car il vous est maintenant possible de modifier les statuts directement sur la plateforme, ce qui vous permet de constater en "temps réel" l'évolution du score. Une page "Comparaison score avant/après" permet d'évaluer la progression.
6. Je clique sur "commencer l'audit" mais rien ne se passe ?
Si cette manipulation ne bascule pas le profil de la collectivité en "audit", c'est parce que la collectivité n'a pas demandé l'audit en ligne. La plateforme ne peut donc pas commencer quelque chose qui n'est pas paramétré. Il faut alors cliquer sur > "demander l'audit" puis de nouveau sur "commencer l'audit".
7. Je suis en accès édition mais pas en audit ?
Il ne faut pas confondre les droits d'accès et le statut de la collectivité. Les droits "édition" correspondent au niveau d'accès nécessaire pour auditer une collectivité. Tous les auditeurs ont des droits "édition". Le profil de la collectivité "audit" sera déclenché par l'auditeur, dès qu'il sera prêt, en cliquant sur "commencer l'audit".
🌆 En tant que collectivité
Lorsque les critères sont validés avec un score > 35 %, alors la collectivité (ou son/sa conseiller.ère) peut faire une demande de labellisation avec audit en cliquant sur > Demander l'audit.
Précisions :
Si la collectivité est engagée dans un COT, elle peut choisir de demander un audit COT avec ou sans labellisation ou bien un audit de labellisation.
Pour rappel, la première étoile est accessible sans audit si le référentiel est complété et que les critères de la page > Labellisation sont remplis !
Dès que l'auditeur cliquera sur > Commencer l'audit sur l’un des 2 référentiels, les statuts de ce référentiel ne seront plus modifiables et seule la personne en charge de l’audit aura la possibilité de les mettre à jour. Sur demande de la personne en charge de l'audit, il vous sera toujours possible d’apporter des documents justificatifs et/ou d’écrire dans les champs texte.
Une fois l'audit clôturé (pour cela, l'auditeur doit déposer le rapport d'audit) :
si vous êtes dans une démarche de labellisation (hors COT) : les statuts restent bloqués jusqu'au passage en CNL ;
si vous êtes dans un COT (sans demande de labellisation), les statuts sont de nouveaux modifiables.
A savoir : D'autres fonctionnalités liées à l'audit, permettant à la fois de faciliter le suivi, l'avancement de l'audit et la comparaison sont accessibles depuis la plateforme.
✍️ En tant qu'auditeur⸱rice
Dès que la demande d'audit a été effectuée via la plateforme et que l’auditeur⸱rice est désigné⸱e :
L'équipe support de la plateforme crée des droits "édition" à l’auditeur⸱rice sur le profil de la collectivité et lui attribue l'audit
Si la demande a bien été faite en ligne, alors l’auditeur⸱rice vérifie que la collectivité est prête et clique sur > Commencer l'audit
Dès ce moment-là, les statuts du référentiel ne sont modifiables que par la personne en charge de l’audit (les textes et les documents peuvent cependant être modifiés, sous réserve d'en faire part à l’auditeur⸱rice)
Au niveau de chaque action du référentiel, un champ “Avis auditeur” permet à l’auditeur⸱rice de mettre ses notes et commentaires, et d’indiquer le statut global de l’action (”Non audité”, “En cours”, “Audité”)
Une vue tabulaire de suivi de l'audit est disponible depuis la page "Labellisation"
Le score avant audit est conservé et le score avant/après audit est accessible via l'onglet "Cycles et comparaison" de la page > Labellisation, à partir de laquelle il est également possible de faire un export du référentiel audité (uniquement quand l'audit a été démarré)
Pour clôturer l'audit, l’auditeur⸱rice doit déposer le rapport en ligne en cliquant sur > Valider l'audit. Une fenêtre apparaît alors pour ajouter le rapport.
👉 FAQ auditeur⸱rice :
1. Doit-on procéder à l’audit en ligne obligatoirement, ou peut-on encore utiliser la méthode utilisée jusque-là (à savoir un tableau EXCEL et un rapport d’audit WORD) ?
Tout peut désormais se faire en ligne
2. Où mettre nos commentaires point par point ?
Le champ commentaires auditeur se situe au niveau de chaque action pour cette première version de la fonctionnalité d'audit. Des échanges seront programmés en 2023 pour étudier les améliorations possibles et correspondre au mieux aux méthodes de travail des personnes en charge de l'audit.
3. Comment éditer un rapport pour la CNL à partir de l’audit en ligne ?
L'édition d'un rapport d'audit (pour la CNL ou pour un audit COT) à partir de la plateforme n'est pas encore prévu à ce point : les différences sont trop grandes entre les processus d'audit CAE et ECi à ce stade, pour permettre un développement harmonisé et non spécifique à chaque référentiel.
4. Peut-on télécharger l’ensemble des pièces jointes en une seule fois plutôt que pour chacune des actions ?
Il n'est pas prévu pour le moment de pouvoir télécharger toutes les pièces/documents en une seule fois : nous avons supposé que les documents étaient analysés en lien avec l'action du référentiel, comme il était demandé d'organiser les fichiers (pour ECi) avant que la fonctionnalité de dépôt des documents soit disponible sur la plateforme, lorsque les documents étaient envoyés par mail ou plateforme de téléchargement/d'échange. Pour CAE, les documents sont aussi déposés action par action sur l'EEA Management Tool (outil européen d'évaluation du référentiel CAE dans le cadre du programme Cit'ergie).
5. Quand on change la note en tant qu’auditeur, où cela apparaît-il ? Y a-t-il une procédure à suivre en particulier pour ce changement de score ?
Pour les audits à venir, nous ne referons plus manuellement les modifications/vérifications de score, car il vous est maintenant possible de modifier les statuts directement sur la plateforme, ce qui vous permet de constater en "temps réel" l'évolution du score. Une page "Comparaison score avant/après" permet d'évaluer la progression.
6. Je clique sur "commencer l'audit" mais rien ne se passe ?
Si cette manipulation ne bascule pas le profil de la collectivité en "audit", c'est parce que la collectivité n'a pas demandé l'audit en ligne. La plateforme ne peut donc pas commencer quelque chose qui n'est pas paramétré. Il faut alors cliquer sur > "demander l'audit" puis de nouveau sur "commencer l'audit".
7. Je suis en accès édition mais pas en audit ?
Il ne faut pas confondre les droits d'accès et le statut de la collectivité. Les droits "édition" correspondent au niveau d'accès nécessaire pour auditer une collectivité. Tous les auditeurs ont des droits "édition". Le profil de la collectivité "audit" sera déclenché par l'auditeur, dès qu'il sera prêt, en cliquant sur "commencer l'audit".
Mis à jour le : 29/11/2023
Merci !