Comment utiliser la fonctionnalité de dépôt des fichiers preuves ?
Selon le statut utilisé, vous avez l'obligation d'ajouter le fichier pour prouver la véracité des propos. Comment cela fonctionne ? Où doit-on déposer le fichier ? Cet article reprend les principaux points de la gestion de documents au sein du référentiel.
La fonctionnalité de dépôt de documents preuves sert à documenter les informations pertinentes relatives aux actions réalisées et/ou programmées sur votre territoire. Il vous est ainsi possible de déposer les documents liés aux actions à l'endroit pertinent du référentiel.
Les preuves et justificatifs écrits sont attendus impérativement pour les statuts "Fait" (au niveau de la tâche ou de la sous-action).
Les preuves sont moins prioritaires pour les sous-actions et tâches dans le statut « programmé », mais pourront néanmoins être utiles durant l’audit.
De manière générale, plus il y aura d’informations, plus l’auditeur ou l’auditrice aura une vision globale de l’engagement et l’ambition de votre collectivité et pourra ainsi vous accompagner et vous conseiller.
Il vous est possible de télécharger une preuve qui sert à plusieurs actions dans la plateforme Territoires en Transitions.
Une fois ajoutée au niveau d'une sous-action, la preuve s'affiche dans la bibliothèque et peut être sélectionnée à nouveau pour l'ajout d'une nouvelle preuve à partir d'une autre sous-action.
Comme indiqué dans l'onglet "Documents", les fichiers ajoutés sont accessibles par tous les membres de la communauté Territoires en Transitions avec pour objectif de faciliter la collaboration, le partage des documents de référence et ainsi l'entraide entre personnes qui travaillent à faire progresser la transition écologique des collectivités.
Nous vous invitons donc à ne déposer que les fichiers nécessaires pour l'état des lieux.
Les documents ne sont néanmoins pas accessibles au grand public et sans connexion à la plateforme.
Seules les personnes utilisatrices rattachées au profil d'une collectivité peuvent donc avoir accès aux fichiers.
Si un document doit rester confidentiel (données d'entreprises, données personnelles...), plusieurs choix sont possibles :
vous téléchargez un document vierge et indiquez dans le commentaire de ce document qu'il est disponible sur demande
vous indiquez dans l'onglet Suivi de l'action > Explications sur l'état d'avancement qu'une preuve est disponible mais non téléchargée compte tenu de sa confidentialité.
La fonctionnalité dépôt des preuves va évoluer grâce à vos retours, en intégrant notamment le souhait de confidentialiser des documents.
➡️ Les statuts des référentiels : comment choisir ?
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A quoi sert un document preuve ?
La fonctionnalité de dépôt de documents preuves sert à documenter les informations pertinentes relatives aux actions réalisées et/ou programmées sur votre territoire. Il vous est ainsi possible de déposer les documents liés aux actions à l'endroit pertinent du référentiel.
Quand doit-on déposer une preuve ?
Les preuves et justificatifs écrits sont attendus impérativement pour les statuts "Fait" (au niveau de la tâche ou de la sous-action).
Les preuves sont moins prioritaires pour les sous-actions et tâches dans le statut « programmé », mais pourront néanmoins être utiles durant l’audit.
De manière générale, plus il y aura d’informations, plus l’auditeur ou l’auditrice aura une vision globale de l’engagement et l’ambition de votre collectivité et pourra ainsi vous accompagner et vous conseiller.
Déposer un même document preuve pour plusieurs actions
Il vous est possible de télécharger une preuve qui sert à plusieurs actions dans la plateforme Territoires en Transitions.
Une fois ajoutée au niveau d'une sous-action, la preuve s'affiche dans la bibliothèque et peut être sélectionnée à nouveau pour l'ajout d'une nouvelle preuve à partir d'une autre sous-action.
Quelle est la visibilité des documents déposés par les autres utilisateurs de la plateforme ?
Comme indiqué dans l'onglet "Documents", les fichiers ajoutés sont accessibles par tous les membres de la communauté Territoires en Transitions avec pour objectif de faciliter la collaboration, le partage des documents de référence et ainsi l'entraide entre personnes qui travaillent à faire progresser la transition écologique des collectivités.
Nous vous invitons donc à ne déposer que les fichiers nécessaires pour l'état des lieux.
Les documents ne sont néanmoins pas accessibles au grand public et sans connexion à la plateforme.
Seules les personnes utilisatrices rattachées au profil d'une collectivité peuvent donc avoir accès aux fichiers.
J'ai un document preuve qui est utile mais qui doit rester confidentiel, que dois-je faire ?
Si un document doit rester confidentiel (données d'entreprises, données personnelles...), plusieurs choix sont possibles :
vous téléchargez un document vierge et indiquez dans le commentaire de ce document qu'il est disponible sur demande
vous indiquez dans l'onglet Suivi de l'action > Explications sur l'état d'avancement qu'une preuve est disponible mais non téléchargée compte tenu de sa confidentialité.
La fonctionnalité dépôt des preuves va évoluer grâce à vos retours, en intégrant notamment le souhait de confidentialiser des documents.
👀 Questions Fréquentes
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Mis à jour le : 19/08/2024
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