Comment utiliser la fonctionnalité de dépôt des fichiers preuves ?
Selon le statut utilisé, vous avez l'obligation d'ajouter le fichier pour prouver la véracité des propos. Comment cela fonctionne ? Où doit-on déposer le fichier ? Cet article reprend les principaux points de la gestion de documents au sein du référentiel.
La fonctionnalité de dépôt de documents preuves sert à documenter les informations pertinentes relatives aux actions réalisées et/ou programmées sur votre territoire. Il vous est ainsi possible de déposer les documents liés aux actions à l'endroit pertinent du référentiel.
Les preuves et justificatifs écrits sont attendus impérativement pour les statuts "Fait" (au niveau de la tâche ou de la sous-action).
Les preuves sont moins prioritaires pour les sous-actions et tâches dans le statut « programmé », mais pourront néanmoins être utiles durant l’audit.
De manière générale, plus il y aura d’informations, plus l’auditeur ou l’auditrice aura une vision globale de l’engagement et l’ambition de votre collectivité et pourra ainsi vous accompagner et vous conseiller.
Il vous est possible de télécharger une preuve qui sert à plusieurs actions dans la plateforme Territoires en Transitions.
Une fois ajoutée au niveau d'une sous-action, la preuve s'affiche dans la bibliothèque et peut être sélectionnée à nouveau pour l'ajout d'une nouvelle preuve à partir d'une autre sous-action.
Les documents liés aux actions du référentiel peuvent être publics ou privés, selon votre volonté. Nous attirons votre attention sur le fait de ne télécharger que les documents nécessaires à l'audit. So le document est public, tout utilisateur qui a un compte et qui est rattaché à une collectivité pourra le visualiser. S'il est privé, seules certaines personnes y auront accès (les membres de la collectivité, le conseiller, l'auditeur et le service support).
Vous pouvez le rendre privé en cliquant sur "document privé". Pour savoir comment cela fonctionne, n'hésitez pas à consulter l'article à ce sujet.
Si votre fichier est trop volumineux pour être déposé sur la plateforme, la marche à suivre est de déposer uniquement les pages de présentation du diagnostic et/ou le sommaire en précisant dans l'espace dédié que l'auditeur pourra si besoin vous consulter afin de consulter le détail du document concerné.
➡️ Les statuts des référentiels : comment choisir ?
➡️ Gérer la confidentialité des documents
➡️ Personnalisation des référentiels : comment configurer les compétences
➡️ Comment fonctionnent les actions règlementaires des référentiels?
➡️ ⭐️ Tout savoir sur l'audit & la labellisation
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A quoi sert un document preuve ?
La fonctionnalité de dépôt de documents preuves sert à documenter les informations pertinentes relatives aux actions réalisées et/ou programmées sur votre territoire. Il vous est ainsi possible de déposer les documents liés aux actions à l'endroit pertinent du référentiel.
Quand doit-on déposer une preuve ?
Les preuves et justificatifs écrits sont attendus impérativement pour les statuts "Fait" (au niveau de la tâche ou de la sous-action).
Les preuves sont moins prioritaires pour les sous-actions et tâches dans le statut « programmé », mais pourront néanmoins être utiles durant l’audit.
De manière générale, plus il y aura d’informations, plus l’auditeur ou l’auditrice aura une vision globale de l’engagement et l’ambition de votre collectivité et pourra ainsi vous accompagner et vous conseiller.
Déposer un même document preuve pour plusieurs actions
Il vous est possible de télécharger une preuve qui sert à plusieurs actions dans la plateforme Territoires en Transitions.
Une fois ajoutée au niveau d'une sous-action, la preuve s'affiche dans la bibliothèque et peut être sélectionnée à nouveau pour l'ajout d'une nouvelle preuve à partir d'une autre sous-action.
Quelle est la visibilité des documents déposés par les autres utilisateurs de la plateforme ?
Les documents liés aux actions du référentiel peuvent être publics ou privés, selon votre volonté. Nous attirons votre attention sur le fait de ne télécharger que les documents nécessaires à l'audit. So le document est public, tout utilisateur qui a un compte et qui est rattaché à une collectivité pourra le visualiser. S'il est privé, seules certaines personnes y auront accès (les membres de la collectivité, le conseiller, l'auditeur et le service support).
J'ai un document preuve qui est utile mais qui doit rester confidentiel, que dois-je faire ?
Vous pouvez le rendre privé en cliquant sur "document privé". Pour savoir comment cela fonctionne, n'hésitez pas à consulter l'article à ce sujet.
Que faire si mon fichier est trop volumineux pour être déposé sur la plateforme ?
Si votre fichier est trop volumineux pour être déposé sur la plateforme, la marche à suivre est de déposer uniquement les pages de présentation du diagnostic et/ou le sommaire en précisant dans l'espace dédié que l'auditeur pourra si besoin vous consulter afin de consulter le détail du document concerné.
👀 Questions Fréquentes
➡️ Les statuts des référentiels : comment choisir ?
➡️ Gérer la confidentialité des documents
➡️ Personnalisation des référentiels : comment configurer les compétences
➡️ Comment fonctionnent les actions règlementaires des référentiels?
➡️ ⭐️ Tout savoir sur l'audit & la labellisation
➡️ 🧐 Tout savoir sur l'Etat des lieux
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Mis à jour le : 24/02/2025
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